Comunicarea. Ce să mai vorbim despre comunicare?
Toți știm să comunicăm, nu-i așa?
Facem asta zilnic, peste două treimi din zi. Am scăzut perioada de somn.
Așa cum știți, comunicăm verbal – scris, vorbit, non verbal – gesturi, mimică, fizionomie, postura corpului și peste acestea vine și paralimbajul sau limbajul para-verbal – tonalitate, volum al vorbirii, ritm și viteză.
Gândiți-vă cât de des comunicați cu oamenii în timpul unei zile. Scrieți e-mailuri, sunteți în diverse întâlniri, participați la teleconferințe, creați rapoarte, susțineți prezentări sau cursuri, dezbateți cu colegii, vă vedeți cu cei dragi, vorbiți cu oamenii de pe stradă sau din magazine, mijloace de transport… și lista poate continua.
Așadar, este de la sine înțeles că o comunicare eficientă ne ajută să ne conectăm mai bine cu ceilalți, să exprimăm mesajele pe care ne dorim ca ceilalți să le recepționeze, să înțelegem și ce nu se spune sau nu se scrie – asta în cazul în care nu presupunem.
Presupunerea e una din barierele în comunicare – asta vorbim altădată.
Am plecat de acasă la 14 ani și bunica mea mi-a dat atunci câteva lecții de viață printre care și cum să vorbesc cu oamenii mari. Pentru ea între comunicare și vorbire era semnul egal. Dar noi știm că nu e așa.
Țin minte că bunica mi-a zis că atunci când vorbesc să fiu clară, corectă și politicoasă.
Viața m-a purtat în diverse situații în care nu erau suficiente doar sfaturile de mai sus și m-am tot gândit ce nu știam, unde greșeam.
Am avut ocazia să lucrez cu oameni de la care am învățat multe dar și cu oameni care ziceau una și făceau alta. Nu era nicio congruență.
Ideea e că odată cu dezvoltarea mea am înțeles că pentru a avea succes e nevoie de mai mult decât de muncă. E nevoie de conectare cu ceilalți, atât în sfera profesională dar mai ales în cea personală.
Așa că de-a lungul anilor am căutat și alte aspecte ale comunicării care să mă ajute să stabilesc conexiuni. Am citit mult, am participat la diverse cursuri, am trecut prin viață. Am încercat, am eșuat, am învățat să comunic mai bine.
Am făcut mai jos un rezumat, o listă. Poate e ca o listă de verificare, dar cu ea mă asigur că întâlnirile, e-mailurile, teleconferințele, rapoartele și cursurile mele sunt bine construite și clare, astfel încât oamenii să-mi înțeleagă mesajul.
Cei 7 C ai COMUNICĂRII sunt:
- Clar
- Concis
- Corect
- Coerent
- Complet
- Concret
- Cordial
1. Clar
Fii clar în ceea ce privește scopul mesajului sau motivul pentru care exprimi mesajul. Spune câte o idee pe rând, dacă e scris folosește semne care evidențiază ce este important. Nu-i lăsa pe oameni să ghicească despre ce este vorba în mesaj și să fie nevoiți să presupună.
2. Concis
Este important să păstrăm mesajele scurte și simple. Nu folosi 10 fraze dacă poți folosi doar 5. Nu adu în mesaj referiri la subiecte care nu au relevanță cu situația prezentă.
Cu cât spui mai multe povești, cu atât crește riscul de confuzie. Evită acest risc concentrându-te doar asupra punctelor cheie pe care trebuie să le transmiți.
3. Corect
Verifică dacă informațiile pe care le transmiți sunt corecte și, în cazul comunicării scrise, asigură-te că nu conține greșeli gramaticale și de ortografie.
În caz contrar, credibilitatea ta va fi mult diminuată. Acest lucru va reduce eficiența comunicării și e de la sine înțeles că dacă informațiile crează neînțelegeri, răspunsurile nu vor fi cele așteptate.
4. Coerent
Asigură-te că mesajul tău „curge” și este prezentat logic. Punctele pe care le prezinți ar trebui să aibă legătură cu subiectul principal și să fie cronologice pentru ca mesajul să fie ușor de înțeles. Tonul mesajului este adecvat și în concordanță cu situația în care te afli.
5. Concret
Mesajele pe care le folosești se potrivesc, construiesc o imagine clară pentru interlocutor? Argumentele tale trebuie să se bazeze pe fapte și opinii solide din surse credibile și trebuie să adaugi dovezi pentru a-ți susține argumentul. Nu păreri personale.
De exemplu îmi susțin mesajele în sala de curs cu studii care au dovedit care e raportul între cele 3 limbaje în cazul comunicării – 7% limbaj verbal, 38% limbaj para-verbal și 55% limbaj non-verbal. Studiu făcut de prof Mehrabian de la UCLA University din SUA – acum vreo 40 de ani și care e validat și răsvalidat de alte studii în domeniu.
6. Complet
Este adesea considerat unul dintre cei mai importanți dintre cei 7 C ai Comunicării.
Atunci când emiți/scrii un mesaj, este important să oferi destinatarului toate informațiile de care are nevoie pentru a ajunge la aceleași concluzii ca tine. Acest nivel de detaliu va fi diferit în diferite situații și ar trebui să găsești în același mail spre exemplu toată informația, în loc să cauți 5 mail-uri din ultimele 2 săptămâni ca să înțelegi contextul.
Sau, dacă lansezi un „apel la acțiune”, să fie îndrumări clare sau link-uri ce pot fi accesate ușor.
Un mesaj incomplet crează ambiguitate și naște multe întrebări
7. Cordial
Toate mesajele transmise trebuie să fie politicoase, prietenoase, calde, oneste și sincere. Altfel cum să obținem angajamentul și răspunsul pozitiv de la destinatar?
Gândește-te cum răspunzi unei doleanțe atunci când vezi/citești respectul în ochii interlocutorului și cum reacționezi când tonul este răstit sau persoana se suprapoziționează pe scara socială.
În concluzie, comunicarea este importantă, iar comunicarea făcută bine aduce întotdeauna valoare în relațiile interumane, de business sau personale. Data viitoare când îți stabilești o întâlnire ia lista cu tine și bifează cei 7C.
“Cea mai mare problemă în comunicare este iluzia că ar fi avut loc”, spunea G Bernard Shaw. Și câtă dreptate avea!
